25 mars 2024 | Magalie Chantreau Lorsque le salarié change officiellement d’identité (changement de nom, changement de sexe), l’employeur doit répercuter les modifications sur l’ensemble des documents et systèmes d’information. La DGT (Direction Générale du Travail) a récemment apporté des précisions sur les démarches à effectuer. La condition : avoir de nouveaux papiers d’identité Il ne faut pas confondre modification d’identité et utilisation d’un nom d’emprunt. Le pseudonyme est mentionné sur les papiers d’identité sur une ligne distincte (champ « nom d’usage »). Il est question ici d’un changement officiel d’identité, c’est-à-dire une modification du nom de naissance, du prénom ou du sexe du salarié. Cette modification est répercutée sur les papiers d’identité. La mise à jour du registre unique du personnel La question se pose alors de savoir comment retranscrire sur le registre le nouveau nom, prénom ou sexe du salarié : sur une nouvelle ligne ? En raturant la ligne précédente ? Selon la DGT : il convient de procéder à la modification sur la même ligne, et il est préférable de conserver les précédentes informations pour faciliter le suivi. Exemple : M. X est embauché le 15 avril 2023 : une ligne est ajoutée dans le registre unique du personnel. Ensuite, M. X devient Mme X avec un nouveau prénom au 1er juillet 2023. La ligne de l’embauche doit mentionner la modification du prénom, du genre et la date du changement. Les modèles de registre unique du personnel ne prévoyant pas de colonne spécifique pour ces éléments, et ayant un format très condensé, il y a fort à parier que cette opération donne du fil à retordre aux gestionnaires RH… La précision pour les prénoms d’usage non officiels Si le salarié souhaite utiliser un prénom d’usage du sexe opposé, mais que le changement du prénom n’est pas autorisé par le tribunal judiciaire, ce prénom d’usage ne doit pas être inscrit sur le registre unique du personnel. C’est ce que la DGT a reprécisé, s’appuyant sur l’article L.1221-13 du Code du travail. L’ impact sur la fiche salarié Tout comme le registre unique du personnel, les données d’état civil envoyées en DSN doivent être conformes aux informations connues par la Sécurité sociale. Ainsi, ce n’est qu’à partir du moment où le salarié fournit à l’employeur la mise à jour de ses papiers d’identité que ce dernier doit répercuter les modifications sur la fiche salarié, le bulletin de salaire, et l’envoi en DSN. Si l’employeur anticipe la mise à jour, il s’expose à un retour d’anomalie (non-conformité du Bilan d’Identification Salarié) et les droits du salarié pourraient ne pas être correctement enregistrés auprès des différents organismes.
