Gestion électronique des Documents

Accédez à vos informations en toute simplicité

Gestion Documentaire
Gestion et dématérialisation des documents

GED


Proginov met à disposition un outil pour faciliter le stockage et la recherche de vos documents. La Gestion Électronique des Documents améliore la sécurité et le partage de l’information.

Les fonctionnalités>

Une base documentaire partagée

La GED est le principe de stockage et de dématérialisation de la documentation de l’entreprise, que ce soit pour des factures, des bons de livraison, des commandes, des documents internes, des documentations produits, etc. Elle participe au processus de travail collaboratif en facilitant l’accès à l’information et les échanges. Elle capitalise les documents de l’entreprise selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions.

Les principales fonctionnalités qu’elle apporte sont : la gestion multiclasseur (avec gestion des droits d’accès), la facilité de la recherche par mots-clés et en full-text, l’archivage automatique depuis un scanner, la consultation depuis l’extérieur de l’entreprise (partenaires, fournisseurs, commerciaux, etc.) de manière totalement sécurisée via un navigateur internet.

Plus qu’une simple Gestion Électronique de Documents, la GED Proginov est une véritable base documentaire partagée.

 

De multiples cas d’usage

Au-delà des cas d’usage classiques d’une gestion documentaire (stockage des devis, factures, bons de livraisons, etc.), Proginov propose d’étendre les contextes d’utilisation grâce à la GED en WEB. Ainsi, le partage d’informations peut s’élargir aux échanges entre clients et fournisseurs pour la mise à disposition de documentation produit, de descriptifs techniques, de bons de livraisons, … Elle peut aussi être utilisée dans la gestion de projets métiers ou de projets internes à l’entreprise comme la construction d’un bâtiment. Elle se révèle également indispensable dans la mise en place d’horodatage et de signature électronique.

 

La fluidité de circulation de l’information

La mise en place d’une GED engendre des gains rapides en termes de qualité et de coûts pour les organisations. Elle est également le point de départ de nombreuses extensions comme la dématérialisation des factures, la mise en place d’intranets ou de forums. Que ce soit en usage cœur de l’ERP ou en usage web, différents scénarios de workflows peuvent être mis en place : envoi d’un email à la modification d’un document, ou mise en place d’un circuit de validation avant publication d’un document ...Totalement intégrée à l’ERP, la GED est accessible directement depuis les fiches produits, clients, fournisseurs, affaires, etc.

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