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Logiciel GED

 Présentation

Gestion multiclasseur

  • Notion de classeurs publics / privés / systèmes
  • Paramétrage spécifique par classeur
  • Gestion de critères de recherche et informatifs
  • Gestion de chapitres et sous-chapitres

Visibilité des documents en arborescence

  • Notion de documents internes / externes
  • Gestion des raccourcis et alias vers des documents externes
  • Modification décentralisée des documents
  • Utilisation des critères de recherche
  • Association de documents et de pièces jointes

Recherche sur critères ou mots-clés (tags)

Recherche full text

Archivage automatique depuis un scanner

  • Paramétrage du classeur de destination
  • Paramétrage de l’alimentation des critères de recherche (mots-clés)

Archivage depuis Proginov ERP

  • Éditions issues de Proginov ERP (devis, bons de livraison, factures, ...)
  • Consultation depuis l’ERP des documents archivés

Archivage différé des documents

  • Notion de documents en attente

Historisation des documents

  • Stockage des différentes versions de documents

Traçabilité des modifications de classeurs et documents

  • Consultation des propriétés des documents
  • Historiques des actions sur les fichiers (consultation, modification, édition, suppression, ...)

Gestion d’une corbeille

Personnalisation de la liste des documents

  • Paramétrage des colonnes
  • Changement de couleurs dynamique en fonction des valeurs des colonnes

Sécurité & droits d’accès aux documents

  • Droits par emplacement et droits par utilisateur / groupe
  • Gestion des documents (Factures) dans une entité sécurisée

Envoi d’un document par mail/fax

  • Option de compression

Import multiple de documents avec critères

Statistiques des documents

  • Répartition par critère GED (client, type, …), par créateur du document, par date, etc.

Gestion de modèles Word préenregistrés

Intégration à l’environnement

  • Ajout de documents externes : Suite Microsoft Office®, Windows®,...
  • Import automatique (avec confirmation en batch) de documents issus d’autres applications, documents scannés,...
  • Export par document ou répertoire
  • Alertes événementielles (workflow) sur les actions de GED (création, modification de documents, ...)
  • Copier-coller pour intégration dans un message de Microsoft Outlook®
  • Gestion de classeurs d’aide utilisateurs

Accès à la GED par le web (depuis le CMS Proginov)

  • Téléchargement de documents ou de dossiers compressés
  • Envoi de documents par email
  • Possibilité de grouper plusieurs documents dans un seul mail
  • Fonction recherche de correspondants (accès à la base de contacts de l’ERP)
  • Création de documents
  • Traçabilité des actions (consultation, téléchargement, modification, …)
  • Recherche dynamique « full text » sur les documents autorisés
  • Recherche multicritère
  • Discussion en forum : publication de messages associant ou non des documents
  • Partage de documents internes ou externes selon la stratégie des droits déterminée dans l’ERP

Intégration à l’ERP

  • Visualisation de documents dans les fiches de Proginov ERP
  • Composant GED sur le portail Proginov ERP
  • Insertion d’éléments issus de la GED (logos, CGV, PJ pour un e-mail, …) dans les éditions de l’ERP
  • Bulletins et documents liés au salarié dans Proginov RH, documents des stagiaires, des candidats, documents générés par la BDES...
  • Gestion des documents liés à une formation suivie et des documents liés à une formation du catalogue
  • Documents liés au plan comptable, aux immobilisations, aux éditions externes (relances, relevés, titre de paiement fournisseurs...), aux cycles de révision, à la gestion des classeurs (BDES), aux factures fournisseurs dans Proginov Finances
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