Par Brice Fritschy, Directeur Commercial Ventes Directes

Le plus simple à mettre en place, c’est l’horodatage : je décide de ne plus éditer le double de mes factures, et ce, de manière légale. Cette solution n’a pas d’impact sur le client, est facile à mettre en œuvre, a un faible coût et se traduit directement en gain d’espace de stockage, de réduction du papier, etc.

La signature électronique est plus compliquée, puisque l’accord du client est obligatoire pour le moment. Mais il n’est pas nécessaire de convaincre 80 % de vos clients, les plus gros suffisent. Par exemple, si 10 de vos clients représentent 40 % de vos volumes de factures, la signature électronique a déjà un intérêt. Vous allez réduire vos frais de traitement des factures de 3 à 4 fois (papier, impression, maintenance des imprimantes, enveloppes, timbres, etc.).

À contrario, l’EDI ne concerne pas uniquement les factures clients, mais aussi les commandes, les bons de livraisons, les ordres de préparation, etc. Il est la plupart du temps imposé par un client ou un fournisseur (souvent dans le monde du transport ou pour ceux qui travaillent avec la GMS). Il est contraignant à mettre en place, même s’il apporte ensuite des gains conséquents dans les traitements.

Chorus Pro concerne les entreprises qui travaillent sur des marchés publics. Là, pas le choix, vous devez vous adapter et déclarer vos factures dans le portail selon le calendrier établi par l’État. C’est pour cela que Proginov automatise ces flux depuis l’ERP.
Ensuite, l’EAI répond à une norme définie avec un tiers et peut concerner tout format de fichier : c’est très souple en termes de mise en place. Les flux sont centralisés et traités au fil de l’eau.

La dématérialisation des factures fournisseurs (via DMS) est clairement réservée aux gros volumes et concerne les factures fournisseurs et les chèques. J’ai, par exemple, un client qui traite 1000 factures fournisseurs par jour. De 3 personnes à temps complet à saisir auparavant, ils sont passés à une seule qui fait juste des vérifications.
Enfin, le portail Web est un peu différent, on parle ici de dématérialisation en interne, dans la relation avec les salariés. Il est, là encore, assez simple à mettre en place. Il apporte un confort et une certaine modernité dans les usages : le salarié peut faire sa demande de congés depuis son smartphone.

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