24 août 2021 Par Lucas Réveillère, Chef de Projet Proginov RH Avec la pandémie et la maturité des salariés sur le sujet, la digitalisation prend de l’ampleur et fait accélérer la dématérialisation des documents, notamment sur le volet RH. Mais comment ça marche ? L’adhésion des salariés Le but est de simplifier la gestion de la documentation des salariés en mettant à disposition tout PDF issu du logiciel de Paie/RH, de manière instantanée et dématérialisée. Cette transition a été facilitée par la Loi El Khomri. En effet, depuis cette loi, un employeur peut mettre en place la dématérialisation des bulletins de salaire, après l’avoir simplement annoncée au CSE (s’il y en a) et aux salariés. Le salarié qui souhaite rester en version papier doit le notifier à son employeur (grâce à une lettre de renoncement fournie avec notre kit de communication). Mais ne préjugez pas de la capacité de vos salariés à adhérer à la chose ! Le taux d’adhésion moyen chez les clients de Proginov est de 80,4 %. Et statistiquement, le taux reste très élevé, que l’on soit dans une entreprise essentiellement composée d’ouvriers, de chauffeurs/livreurs ou de cadres. Tous apprécient d’avoir leur bulletin à disposition, via leur smartphone ou le web : aucun risque de perte, pas d’aléas postaux, disponibilité immédiate et garantie pendant 50 ans. Des économies substantielles Proginov travaille en partenariat avec la solution E-doc, un coffre-fort numérique basé à Brest. Sa mise en œuvre est simple et offre des économies substantielles. En effet, le coût du bulletin est à minima divisé par deux (économies de papeterie, d’impression, de maintenance liée à celle-ci, de frais d’envoi, etc.), sans compter les gains de temps ! Un de nos clients me disait être passé de 10 heures de traitement à seulement 30 minutes par mois. Le service RH peut ainsi s’occuper des tâches à plus forte valeur ajoutée, et les managers (souvent relais de la remise des bulletins) à des actions de management plus utiles. Bulletins de salaire, mais pas que ! On parle souvent de dématérialisation de bulletins, mais il s’agit plus largement de la dématérialisation de tous les documents issus de la paie/RH (contrat de travail, attestations diverses, relevés de compteurs horaires, etc.). La solution proposée par Proginov inclut un espace de stockage individuel de 10 Go, permettant au salarié de stocker également des factures (EDF, Amazon, etc.) obtenues grâce à un collecteur bien fourni, mais aussi des scans de documents personnels (permis de conduire, papiers d’identité, etc.). Attention au choix de la solution Beaucoup de sites se disent « coffre-fort numérique » et proposent de la dématérialisation à des tarifs très alléchants. Le bulletin de salaire comporte beaucoup de données personnelles et particulièrement sensibles, comme le numéro de sécurité sociale par exemple. Il est donc important de s’assurer de travailler avec un partenaire qui répond aux normes de sécurité les plus fortes, assure la confidentialité des données et les héberge en France. C’est le cas de E-doc. Alors, prêt à vous laisser tenter ?
