Témoignage


Ad Val de loire


La gestion d’un réseau d’ateliers

En 2009, AD Val de Loire, plaque Grand Ouest de l’enseigne nationale Auto-Distribution, est créée à l’occasion de la séparation des activités automobile et poids lourds du groupe. Jean-Jacques Jordi, Directeur Général d’AD Val de Loire développe l’activité des huit sites filiales qui devraient accueillir bientôt deux nouvelles entités.

Jean-Jacques Jordi, Directeur Général d’Enseigne de AD Val de Loire nous accueille au site Poids Lourds d’Angers..

Le choix Proginov
Jean-Jacques Jordi : « Initialement, nous utilisions une solution de gestion concurrente, lourde et peu adaptée à la gestion d’atelier car beaucoup de fonctionnalités métiers étaient absentes de l’offre. De plus, chaque demande de modifications ou d’évolutions était traitée par des intermédiaires, intégrateurs de l’éditeur, ce qui au final, nécessitait plusieurs semaines, voire des mois pour être réalisée. Cela nous a amenés à rechercher et à nous tourner vers une autre solution.

De fait, nous avions pu voir comment fonctionnait la solution Proginov chez l’un de nos confrères et elle nous a rapidement séduits. Décision prise, nous avons commencé la rédaction d’un cahier des charges avec les chefs de projets de Proginov pour bien définir nos besoins.

Le gros du travail fut pour nous de mettre à plat nos méthodes de travail et d’organisation. Nous avons récupéré et repensé nos fichiers de base articles, clients, fournisseurs, les tarifs et remises tarifaires. Après les vérifications préalables et des tests des bases de concordance, la bascule de l’ancien vers le nouveau système s’est faite au bout de 4 à 5 mois, en janvier 2012.

Aujourd’hui nous fonctionnons complètement avec l’ERP Proginov excepté pour la paye, traitée quant à elle au niveau du siège du groupe AD. »

Des réponses métiers
J.J. J. : « La première nécessité était de pouvoir gérer correctement nos ateliers : quantifier et qualifier les heures travaillées, établir des comparatifs, etc. Proginov offrait une solution de gestion qui nous permettait de bien cadrer notre activité.
Une des particularités de la gestion d’atelier est l’obligation d’amortir les heures facturées par rapport aux heures payées. Pour répondre à cette contrainte, afin d’être rentable, la main d’œuvre facturée doit représenter au moins 90% du temps travaillé, Proginov nous a installé la gestion des pointeuses. Les temps saisis sont ainsi directement intégrés à l’OR (Ordre de Réparation). »
La gestion des OR bloqués
J.J. J. : « Par exemple, quand nous réceptionnons un véhicule, nous ouvrons un OR. Nous effectuons des heures en atelier, mais s’il nous manque une pièce pour terminer la réparation, nous ne pouvons pas sortir le véhicule ni facturer. C’est un OR bloqué, qui reste ouvert et intègre les heures déjà passées. Ce n’est qu’à la réception de la pièce que la facturation pourra donc se faire. Proginov a développé un outil qui nous permet depuis l’ERP de connaître la facturation à venir des OR bloqués. Cela nous offre une meilleure visibilité comptable. »

Gestion tarifaire et fournisseurs
Le groupe AD fournit chaque jour à l’ensemble de ses filiales nationales la mise à jour de son référentiel produits national, la base articles et tarifs achats-ventes. Elle est intégrée directement à l’ERP Proginov.

Une des procédures utilisées lors de l’ouverture d’une commande de pièces, est l’utilisation du service Golda, qui traite l’envoi des ordres de commande via un système de webservices EDI (Échange de données informatisé) sur Logistéo, la plate-forme logistique d’Autodistribution, tout en vérifiant les disponibilités des produits.

Les magasiniers travaillent également avec Bremstar (fournisseur spécialisé dans le freinage et suspensions, racheté en 2008 par AD). A noter que Bremstar est également client Proginov et utilisateur de son ERP. Dans ce cas, les consultations du catalogue produits, (avec infos de stocks et tarifs), ainsi que les commandes se font directement entre les deux ERP (Proginov).Le gain de temps est appréciable des deux côtés, car il évite les habituelles erreurs de ressaisies.

Par ailleurs, l’outil Truckissimo, permet aux clients d’AD Val de Loire de rechercher une pièce spécifique de véhicule (par immatriculation, type, etc.), d’en afficher la disponibilité et le prix (actualisé via les webservices de Proginov). Ils peuvent ensuite créer leurs paniers de commande qui seront intégrés à l’ERP Proginov, en déclenchant automatiquement les bons de préparations sur le dépôt lié au client.

Partage des données
J.J. J. : « Une des particularités du groupe AD est de centraliser les données statistiques de l’ensemble des succursales dans son propre ‘datawarehouse’ (littéralement Entrepôt de Données ou base de données décisionnelles) ».
Proginov effectue quotidiennement la transmission des informations collectées comme les chiffres relatifs aux ventes, aux ateliers, etc. Elles sont ainsi partagées et permettent une vision globale de l’ensemble du groupe.

Automatisation de la facturation
J.J. J. : « Nos équipes comptables valident l’ensemble des factures dans l’ERP Proginov qui va générer un fichier PDF avec un encodage OMR (Reconnaissance optique de marques) pour la mise sous pli et expédition chez un prestataire extérieur. Nous n’avons pas à nous en préoccuper, c’est quasi transparent.»

Le Cloud Proginov
J.J. J. : « Avant la transition vers Proginov, nous étions déjà en mode hébergé. La question ne s’est donc même pas posée. Le mode hébergé nous a permis de déployer rapidement nos succursales. Nous comptons aujourd’hui 8 sites depuis janvier 2012 ; la mise en place opérationnelle de la dernière succursale s’est déroulée en seulement 15 jours ! »

Réactivité de l’éditeur
J.J. J. : « Ce qui m’a plu avec Proginov, c’est leur réactivité. Nous avons de nouveaux projets pour les mois à venir, comme la mise en place de tablettes pour nos équipes commerciales, ou le développement des outils de l’ERP Proginov pour notre gestion commerciale client. »