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Dématérialisation


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    Archivez et signez vos factures électroniques conformément à la loi

    La dématérialisation proposée par Proginov s’articule en deux parties : l’horodatage et la signature électronique.

    Horodatage et archivage électronique du double de facture

    Le principe

    Si vous avez choisi de conserver les doubles numériques des factures que vous émettez, Proginov propose sa solution d’horodatage permettant de prouver l’intégrité, l’authenticité, ainsi que la pérennité des doubles électroniques des factures, répondant ainsi aux obligations de la législation française.

    Le fonctionnement

    L’horodatage consiste à apposer un marquage de temps fiable et officiel, appelé jeton, sur un fichier électronique (à l’image du cachet de la poste), grâce à un certificat délivré par une autorité compétente et reconnue. Les fichiers sont ensuite archivés dans la Gestion Électronique de Documents pour une période légale minimale de 10 ans.

    Les avantages

    L’horodatage comporte de nombreux avantages. Tout d’abord en termes de coûts, les doubles des factures ne sont plus imprimés. Ensuite, les espaces de stockages ne sont plus physiques mais électroniques. Enfin, le système génère des gains de temps à toutes les étapes (impression, mise sous pli et stockage).

    La signature de la facture électronique

    Le principe

    La signature électronique doit permettre au lecteur d’un document d’identifier l’entreprise qui a apposé sa signature et doit garantir que le document n’a pas été altéré entre l’instant où l’émetteur l’a signé, et le moment où le destinataire le consulte. Pour cela, le document doit présenter trois garanties : l’origine, la lisibilité et l’intégrité (une fois signé, il ne peut plus être modifié). De plus, sa signature est irrévocable (la personne qui a signé ne peut le nier). La signature électronique proposée par Proginov répond à ces exigences.

    Le fonctionnement

    La dématérialisation totale de la facture s’appuie sur la signature électronique. Aussi, grâce à Proginov ERP, les factures peuvent être générées au format pdf et mises à disposition des clients sous forme électronique : par un lien, envoyé par e-mail ou accessible via un accès personnel et sécurisé sur un site internet (un site marchand, institutionnel ou un site dédié). Plus besoin de les imprimer, ni de les envoyer par courrier postal ! Le fichier signé, ainsi conservé sert à la fois d’original et de double.

    Les avantages

    Cette fonctionnalité donne à l’entreprise une réelle traçabilité, puisqu’elle est en mesure (de manière automatique grâce à un workflow) de voir si son client a consulté la facture ainsi que la date de consultation. Dès lors, la gestion des relances devient plus ciblée et plus efficace.Horodatage et signature électronique offrent de nombreux avantages qui vont au-delà de leur fonction première : zéro papier, fonctionnalité totalement intégrée, pas de solution tierce à gérer, gain de place en stockage physique, gain de temps...